Na ieder boekjaar moet een VvE bestuur aan de ledenvergadering verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. De ledenvergadering kan het gevoerde beleid alleen goedkeuren als de inkomsten en uitgaven van de VvE op orde zijn. Het bestuur is daarom verplicht een jaarrekening te presenteren die vooraf gecontroleerd is door een onafhankelijke orgaan op de correctheid van de cijfers. Pas daarna kan de VvE het boekjaar formeel afsluiten.  

 De controle is zodoende belangrijk voor alle eigenaren en het VvE bestuur. 

 De controle is dus in het algemeen belang van de VvE.     

Het onafhankelijke orgaan, dat dus advies moet uitbrengen aan de ledenvergadering, kan bestaan uit een door haar te benoemen kascommissie of een in te huren accountant of een externe deskundige.

Er bestaan nogal wat misverstanden over de vraag wie deel uit mag maken van de kascommissie en welke regels hiervoor gelden: 

 Welke regels gelden er voor kascommissies ?

In modelreglement 2006 en 2017 is vastgelegd dat de jaarstukken door een kascommissie gecontroleerd moet worden. Dit moet gebeuren door een commissie bestaande uit tenminste twee leden, die géén deel uitmaken van het bestuur.  

In de oudere modelreglementen (1973, 1983 en 1992) is niets geregeld over de kascommissie maar bepaalt de wet (artikel 2:48 BW) dat iedere VvE verplicht is voor de controle van de jaarstukken een commissie te benoemen, die eveneens bestaat uit tenminste twee leden en géén deel uitmaken van het bestuur.   

 • Specifieke voorwaarden worden er aan de commissieleden niet gesteld. Echter, als er géén kascommissie wordt benoemd of de controle niet (zoals hierboven) wordt uitgevoerd, is het besluit om de jaarstukken goed te keuren vernietigbaar.

__________________________________________________________________

  Is het toegestaan een externe deskundige in te schakelen ?                                                                                                Juist om  te voorkomen dat jaarstukken niet worden gecontroleerd, is bij de modelreglementen 2006 en 2017 vastgelegd: “Een commissaris behoeft geen eigenaar te zijn” en “Ontbreekt een Raad van Commissarissen, dan benoemt de Vergadering – al dan niet uit haar midden – jaarlijks een kascommissie”. Zie MR 2006 art 57.4 en art 58.2 en MR 2017 art 62.4 en art 63. 2. (*Een RvC is statutair benoemd).

In de modelreglementen 1973, 1983 en 1992 zijn derge-lijke bepalingen dus niet opgenomen. Echter, ongeacht of deze reglementen op dit punt verouderd zijn,  zijn er:          1.  géén bepalingen waaruit blijkt dat een commissielid eigenaar moet zijn,                                                                                   2.  géén bepalingen wie er zitting mogen nemen in de kascommissie (zolang zij maar géén deel uitmaken van het bestuur).                                                                                                           3.  géén bepalingen waardoor een commissie zich niet mag laten bijstaan om advies in te winnen.  Zie ook: MR 1973 art 18, MR 1983 art 4 en MR 1992 art 4.  

 •  De vergadering is dus bevoegd commissie leden te benoemen die zelf géén eigenaar zijn, om zich tijdens de kascontrole te laten bijstaan.

__________________________________________________________________

 Natuurlijk kan een VvE ook kiezen voor een accountant.  Waarom dan kiezen voor VvEkascontrole.nl ?   De controle van een VvE vraagt om toezicht op de jaarrekening en specifieke VvE regels: Van belang is een goed administratief inzicht en gerichte kennis van VvE regelgeving. 

De zwaarte van een accountantscontrole sluit daarom voor de meeste VvE’s niet aan bij de kascontrole-vraag. Daarnaast is een accountantscontrole voor de meeste VvE’s onbetaalbaar. 

 •  Wij zijn gespecialiseerd in VvE’s en kascontrole.                 •  Wij brengen puntsgewijs verslag uit over de jaarrekening en specifieke VvE regels.                                             •  Wij geven op opbouwende wijze en puntsgewijs aan waar evt nog verbetering haalbaar is.                                                 •  Wij bieden VvE’s de mogelijkheid de werkzaamheden voor een aantrekkelijk tarief uit te besteden.

__________________________________________________________________

 Algemeen:                                                                                                De verantwoording, hoe een VvE haar jaarstukken wil laten controleren, berust bij de ledenvergadering. Echter, ook als een externe kascontroleur wordt benoemd, is aan te raden om een (intern) 2e kascommissielid te benoemen,  om bijv. de bevindingen van de externe controle met de vergadering te delen. Hierdoor voldoet de VvE aan de voorwaarden:   

 •  twee commissie leden                                                                           •  onafhankelijk van het bestuur                                                         •  serieuze controle van de jaarstukken

Uitgangspunt van onze kascontrole is na te gaan of er een positief advies kan worden afgegeven. Verder worden evt. aandachtspunten op opbouwende wijze onder de aandacht gebracht.

 CONTROLE   Na inventarisatie van de benodigde documenten, bestaat de controle uit drie delen:                    1.  Controle op de structuur van de VvE                                          2.  Controle op de wettelijke regelgeving                                        3.  Controle op de financiën  

 Iedere controle wordt uitgevoerd aan de hand van een Vaste Checklist. Verder krijgt de opsteller van de jaarrekening gelegenheid vragen te beantwoorden. 

__________________________________________________________________

  VERSLAG  Naast een conclusie ontvangt de VvE een schriftelijk verslag met alle bevindingen (checklist).  Verder blijkt duidelijk uit het verslag hoe de VvE ervoor staat.

 TOELICHTING  Op verzoek is naast het verslag een mondelinge toelichting mogelijk aan de beheerder, het bestuur of  mede-kascommissie leden.  

Na controle van de VvE structuur en de wettelijke regelgeving, volgt de controleren op de jaarrekening:

 CONTROLE JAARREKENING     Bij aanvang van de jaarrekening-controle wordt gekeken of de eindsaldo’s van de balans en resultatenrekening van beid in evenwicht zijn, en of het exploitatie resultaat van  elk gelijk is. Daarna wordt gekeken of het verband tussen het reservefonds (of fondsen) en de bankrekening(en) logisch overkomt. 

Hierna wordt gecontroleerd wordt vergeleken of het juiste aantal verdeelsleutels (van de akte) overeenkomt met het aantal in de jaarrekening. Dit, om vast te stellen of de eigenaren overeenkomstig de juiste kostenverdeling bijdragen in de kosten. Vervolgens wordt gecontroleerd of de beginbalans  aansluit op de posten van de jaarrekening van het vorige boekjaar, dan wel of de goede begroting is gebruikt, alsmede het exploitatieresultaat (of resultaten) volgens het vergaderbesluit is/zijn verwerkt. Hierna wordt het begin- en eindsaldo van de bankafschriften ten opzichte van de jaarrekening gecontroleerd. Daarbij wordt ook gekeken of alle bankschriften aanwezig zijn. 

Hierna worden de onderhoudscontracten erbij gepakt en worden de uitgaven van het dagelijks onderhoud, het contractonderhoud, de reserveringen en de betalingen uit het reservefonds gecontroleerd. Bij de uitgaven van het reservefonds wordt meteen gekeken of er voor alle uitgaven door de vergadering toestemming is verleend (en of hier voldoende quorum voor aanwezig was (tijdens de vergadering). Voorkomen moet worden dat er op onrechtmatige wijze uitgaven zijn gedaan of het exploitatieresultaat rooskleuriger wordt voorgesteld.

 Verder wordt bij de uitgaven van het dagelijks onderhoud gecheckt of de facturen betrekking hebben op de betreffende VvE, en wordt naar de oorzaak van kostenoverschrijdingen gekeken. 

Daarna wordt het debiteurensaldo gecontroleerd. Hierbij wordt gelet of de VvE consequent de betalingen en de achterstand in betalingen bijhoudt en de  achterstanden niet te lang openstaan (Voorkomen moet worden dat vorderingen VvE niet meer geïncasseerd kunnen worden). Indien dit dreigt, wordt dit uiteraard aangegeven. 

Bij iedere uitgavenpost wordt zo tot op detailniveau gekeken of er nog dingen vergeten zijn .